こんにちは、草食系高校教師です。
今日は「教師の仕事の時短術」をお伝えします。
教員は多忙でとにかく「時間がない」のです。
過去記事の「教師のお仕事シリーズ」を見てわかるように、非常に多くの業務をこなさなければいけません。
生徒が下校する前は生徒と関わる仕事が多いですが、下校後はパソコンとにらめっこという先生方も多いのではないでしょうか。
私は教員３年目くらいまでは毎日２２時頃まで残って担任業務・分掌業務・部活動業務・教科指導業務などを行っていました。
書類作成に苦戦、不慣れな担任業務、未だ見えない授業スタイルの確立、とにかく「周りの先生に追いつきたい」一心でがむしゃらに仕事をしていました。
当時は辛かったですが今となっては「若いうちになんでもやっておけ」という言葉は理にかなっているのだなと思っています。
今では仕事を効率化し、ほとんど毎日１番早く退勤しています！！
どうやったら帰れるの？
技があるのです。ひでんマシンをお伝えします！
時短術
生徒の名前をユーザー辞書に登録
生徒の名前をパソコン上で入力する機会が年度内に多々あると思います。名前を入力してすぐに出る名前であれば良いのですが最近はキラキラネームや読みにくい名前が散見されます。
したがって、年度始めに予め生徒の名前を単語登録しておけばそれ以降は変換ミスなしですし、２文字打てばすぐに名前が表示されるようになります。
「単語の登録」ショートカットは「Ctrl」+「F7」となります。
ちなみに、文字の入力が可能な状態でないとショートカットは機能しないので注意が必要です。
席替え
自分の学級で席替えを行う場合は教科担当の先生ために座席表を作成すると思います。
そこでとても便利なのがエクセルで「VLOOKUP関数」を使った表を作ることです。数字（出席番号）」を入力するだけで名前を表示させることができます。名前を入力している先生やコピペをしている先生も１回シートを作っておけば、席替えをするたびに数字を入力するだけでササっとすぐに終わります。
通知表
生徒一人一人の通知表や要録の入力はとても時間がかかります。
入力するのは所見だけでなく、委員会・部活動（成績含む）・課外活動・道徳の内容なども入力しなければいけません。
みなさんこのような経験はありませんか？
あら、田中さんが優勝した大会の正式名称がわからないわ。
福岡さんの参加した課外活動ってこれだけだったかしら。
これをご覧の皆さん、１度はありますよね！！
いちいち、部活動の顧問の先生や課外活動担当の先生に確認しなければいけなくなります。（学校単位［教務ぶか進路指導部管轄］で部活動の成績や大会名を記載するファイルが共有フォルダにある場合もあります。）
確認したい時に担当の先生が不在の場合、作業が進まなくなりますよね。「今やりたいのに！」とストレスになるので、私は日頃から活動記録を入力できるファイルを作って逐一入力するようにしています。
また、所見の入力もネタがなくなることはありませんか？
目立たない生徒は何を書けば良いか…
書きにくいですが部活動に所属していなかったり校外活動をしていなかったりする生徒は書く内容に頭を抱えます。
それを防ぐために良いと思った点は付箋でメモするようにしています。積み重ねていけばコメント入力の時には８割終了しているんですよ。
文書作成
学校で共有しているオンラインのフォルダがあれば過年度の文書を使い、名前や日付を変えれば終了です。
共有ファイルがなければ、昨年度の分掌担当を聞いてその方からもらった方が作るより遥かに時間短縮になります。
机上を整理整頓
「机の上は自分の頭の中を表す」とも言われます。
片付けると頭が整理されて仕事がスムーズに進みますので騙されたと思って自分の机を片付けましょう！
仕事が早い・できる人は机上が非常に綺麗な方が多いと思います。
「自分の机上に自分の武器（教科の物）を置かない方がよい」と教わったことがあります！ 自己顕示欲を表すそうで、「なるほど！」と思って教員１年目からおかないようにしています！
デスクトップ上にメモ
パソコンの「付箋機能」を使ってデスクトップ上にメモを作ります。
私は色分けをしています。
赤＝今日中 黄色＝今週中 など自分で決めたルールに沿って作っています。「仕事の見える化って大切だなあ」と思い、続けたところすることが明白になってことがサクサク進めるようになりました。
職場に到着後すぐにデスクトップ上の付箋を変更するところから朝はスタートです。
書類破棄
紙仕事が多い学校現場ですが思い切って書類は捨てるようにしています。
個人的に紙が嫌いというのもありますが「いつか使う精神」で取っておいても物が増えるだけなのでスキャンしてPDFで残すかタブレットで写真に残しておくかにしています。
共有フォルダがあればそこに作成したファイルがあると思うので最悪そこで確認しています。
定期考査の採点
定期考査の採点は大問ごとに採点した方が圧倒的に早いです。その大問の解答を覚えられるので、解答を見る手間が省けます。
Twitter教員の中にはスキャンで採点を自動化されている先生もいます！すごいですよ！
オススメ書籍
最後に
今日は「教師の仕事の時短術」をお伝えしました。
教員は多様化・複雑化した業務をこなさなければいけません。業務は減りませんので自分で時短術や働き方改革をする必要があります。
１分で１秒でも早く仕事を終わらせて帰りましょうよ！
本日は以上です。お読みいただきありがとうございました。もしよろしければ下のランキングをポチッと押していただけるとありがたいです。
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